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  4. 研修やイベント当日の受付業務の効率化を図る「仕組み」の導入

事例紹介

研修やイベント当日の受付業務の効率化を図る「仕組み」の導入

研修やイベント当日の受付で参加者名簿から名前を探し出すことに手間取って、長い行列を作ってしまったことはありませんか?

特に認定試験など、大規模に開催されて座席の指定がある場合には、開始時間に合わせて、一斉に来られる受験生へのご案内に時間を要してしまい、スムーズに案内するのには限界があります。

弊社では、そんな現場の課題感に対して、お客様(受講生)が持つICカード社員証や、研修用に発行したQRコード受付証を使って、当日の受付処理や個人毎に異なるご案内がスムーズに流れる仕組みを構築しています。

また、ICカード社員証やQRコード受付証を忘れた場合にも、手入力でも照会ができるのも本仕組みのポイントになります。

今回は、その事例をご紹介します。

現場の課題感

  • 参加者名簿からの目視確認では、なかなか探し出せない
  • 大規模なセミナーの場合には、どうしても行列が出来てしまう
  • 入口が混雑して、他研修のお客様にもご迷惑が掛かってしまう
  • 行列が発生すると、人員整理にも要員が取られてしまう

 

参加者の立場で

  • 間に合うように来たのに、受付で止められるとイライラしてしまう
  • 受付で手間取るなら、人を増やせばいいのにと思ってしまう

 

具体的な運用の流れ

  1. 参加者名簿を準備する
  2. 受付支援ツールに参加者データを取り込む
  3. ICカードリーダーにICカード社員証をかざすことで受付登録する
  4. 3を繰り返す
  5. 受付終了後、結果データを出力する

 

ポイント

  • ICカード社員証をリーダーにかざすことで、次々に続けて受付登録が流れる
  • 受付支援ツールの画面上に、個人別の座席番号案内やご案内を表示できる
  • ネットワークを介せば、複数台を使った同時運用ができる
  • 受付を通した日時が記録される
  • 受付を通した回数がカウントされる
  • 手入力で受付登録した参加者を判別できる(成りすましの可能性をアラート)
  • 名簿にない参加者の追加登録もその場でできる

 

導入効果

  • 受付がスムーズに流れて、行列ができなくなった
  • リアルタイムで受付状況が確認でき、欠席者もその場でわかるようになった
  • 教室内にも座席案内端末として設置することで、ご自身で座席を再確認できるようになった
  • ほぼセルフ受付なので、人員配置が少なくて済むようになった

 

NTTラーニングシステムズは、これからも、ICTを使った業務の効率化に挑み続けます。

 

 

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